Postulat wspólnego wzoru faktury

Przeróżne dziedziny prawa są unifikowane na płaszczyźnie unijnej, wystarczy wspomnieć chociażby o prawie konsumenckim, ochronie danych osobowych i podatku od towarów i usług. Nawet unifikowane są niektóre towary, jak słynne już żarówki i alkoholowe ćwiartki, które zmalały do 200 ml.  Zdaję sobie sprawę, że unifikacja faktur nie jest najbardziej palącym problemem Unii, czy chociażby Polski, ale taki mały zabieg mógłby zdziałać naprawdę wiele dobrego. Przy czym, nie wymagałby znowu tak wiele trudu i nakładów pracy, czy nakładów finansowych.

Jeden wzór faktury

Różne faktury, jeden problem

Faktury różnią się od siebie treścią i układem dlatego, że są różnie traktowane przez ich wystawców. Niektóre z faktur wyglądają jak ulotki reklamowe, inne znowu są wręcz ascetyczne, gdyż mają generować jak najmniej kosztów druku. Ponadto, wystawcy faktur korzystają z przeróżnych programów do fakturowania, więc ich wygląd często jest od nich niezależny. Kiedy faktury trafiają do działu księgowości każdej firmy, lub do biur rachunkowych, muszą zostać prawidłowo odczytane, a następnie zaksięgowane. Przy czy, często na fakturach umieszcza się dodatkowe, ale istotne informacje. Chociażby w zakresie rozliczeń, odsetek, terminów płatności, podstaw prawnych danych stawek podatkowych... Niekiedy takie informacje są umieszczone w bardzo nieczytelny sposób, gdzieś na dole strony, malutką czcionką, na odwrocie, na górze strony. Przez to, łatwo je przeoczyć, co może mieć następnie różne konsekwencje i to nie tylko finansowe.  Poza tym, taka szczegółowa analiza faktur zabiera niepotrzebnie dużo czasu.

Przeczytaj również Podatek od robotów - za czy przeciw?

Jednolity wzór faktury

Czy zatem, nie byłoby wszystkim łatwiej, gdybyśmy mieli jeden wzór faktury, tak samo jak mamy wzory formularzy pism urzędowych, sądowych, deklaracji podatkowych, czy dokumentów firmowych? Ujednolicanie dokumentacji służy sprawniejszemu jej obiegowi i rozpatrywaniu. Działając na schematach, działa się efektywniej. Nie trzeba byłoby analizować każdej faktury z osobna, oglądać jej pod lupą lub wręcz domyślać się, co oznaczają (często enigmatyczne) dodatkowe informacje. Wystarczyłby jeden rzut oka na fakturę, a wszystko byłoby jasne. Na górze strony - informacje dowolne, w tym marketingowe wystawcy. Poniżej - dane wystawcy i odbiorcy. Następnie, przedmiot sprzedaży/usługi, cena, ilość, cena jedn., stawka VAT itd. Poniżej, termin płatności, a jeszcze niżej dodatkowe uwagi, w których posługiwano by się ustalonymi kodami, ewentualnie panowałaby dowolność przy zastosowaniu zbioru określonych przykładowo postanowień.

Automatyzacja księgowania faktur

Jednolity wzór faktur mógłby przyśpieszyć automatyzację procesów księgowych. Wyobraźmy sobie, że do działu księgowości spływają miesięcznie setki faktur papierowych i elektronicznych. Pracownik wkładka plik kilkudziesięciu faktur do skanera, który następnie odczytuje zapisane w treści faktury informacje i digitalizuje je w programie księgowym. To samo dzieje się z fakturami elektronicznymi, są od razu odczytywane przez program. Tworzy się baza danych, którą łatwo obrabiać i pracować na niej. Taki program mógłby nawet od razu dokonywać stosowne operacje księgowe i tworzyć JPK. Mamy tutaj niesłuchane pole do działania dla RPA, czyli Robotic Process Automation. Podejrzewam nawet, że nie ja pierwszy wpadłem na taki pomysł i już wkrótce opisywany proces będzie powszechny. Aczkolwiek, o jednolitym wzorze faktury jeszcze nie słyszałem.

Przeczytaj także Jak sporządzić Terms of Use oraz Privacy Policy?