5 zasad skutecznej reklamacji

Artykuły dotyczące reklamowania zakupionych produktów cieszą się popularnością, co niewątpliwie wiąże się z jednej strony z wciąż małą świadomością przepisów regulujących te zagadnienia, a z drugiej strony z nadużywaniem dominującej pozycji przez sprzedawców i naruszaniem przepisów. Tym razem, chciałbym wskazać kilka cennych rad, które pozwolą na lepsze przygotowanie się do procesu reklamacyjnego oraz wskażą na co uważać, tak aby zwiększyć szanse skuteczności reklamacji. Głodnych bardziej szczegółowej wiedzy co do reklamowania towarów zachęcam do lektury poprzednich artykułów:

• Reklamacja pomiędzy przedsiębiorcami - 5 kroków
• Jaka forma oświadczenia o zwrocie towaru?
• Reklamowanie produktów kupionych "na firmę"

Jeśli chcesz być z prawem na bieżąco, polub Sprawnie.com na Facebook'u. 

Proces reklamacyjny rządzi się swoimi zasadami

Zasada nr 1 – Wybierz podstawę reklamacji: gwarancja albo rękojmia za wady

Przed samym zgłoszeniem reklamacji należy się chwilę zastanowić, z której drogi prawnej skorzystamy. Co do zasady, kupujący w razie pojawienia się wady towaru, może skorzystać z gwarancji albo rękojmi za wady. Różnica jest dość istotna, ponieważ warunki gwarancji regulowane są według uznania gwaranta (którym wcale nie musi być sprzedawca), co oznacza że kupującemu mogą zostać przewidziane mniej korzystne uprawnienia niż w przypadku rękojmi. Np. gwarant może nie przewidywać wymiany towaru na nowy, ale z drugiej strony wiele firm dbających o satysfakcję klientów przyznaje korzystniejsze rozwiązania jak wieloletnia gwarancja, produkt zastępczy, odbiór towaru z domu itp. Wszelkie postanowienia gwarancji powinny znajdować się w oświadczeniu gwarancyjnym i być zrozumiałe, jasne oraz sformułowane w języku polskim. Skorzystanie z gwarancji nie wyklucza skorzystania z rękojmi!

Wybierając natomiast za podstawę rękojmię sprzedawcy za wady rzeczy sprzedanej, kupujący może oczekiwać od sprzedawcy realizacji ustawowych przepisów regulujących szereg obowiązków oraz uprawnień obu stron umowy sprzedaży. Mówiąc szczerze, przepisy ustawowe są korzystniejsze dla kupujących i ja osobiście składając reklamację zawsze zaznaczam, że dokonuję tego na podstawie rękojmi za wady, a nie gwarancji. Dość częstą praktyką, moim zdaniem nieprawidłową, jest przyjmowanie przez sprzedawców reklamacji automatycznie na podstawie gwarancji, gdyż tak jest dla nich wygodniej.

Dalszy wywód dotyczyć będzie reklamacji na podstawie rękojmi za wady, gdyż regulacje gwarancji mogą naprawdę się różnić i ciężko je uogólniać. 


Zasada nr 2 – Przestrzegaj terminów

Istotną kwestią jest dochowanie terminu na zgłoszenie sprzedawcy wady, gdyż zwlekanie może doprowadzić do przedawnienia roszczenia kupującego, co w efekcie zwolni sprzedawcę z odpowiedzialności z tytułu rękojmi.

W przypadku reklamujących przedsiębiorców, zasady są bardzo restrykcyjne, ponieważ kupujący straci uprawnienia z tytułu rękojmi, jeżeli nie zbadał rzeczy w czasie i w sposób przyjęty przy rzeczach tego rodzaju i nie zawiadomił niezwłocznie sprzedawcy o wadzie, a w przypadku gdy wada wyszła na jaw dopiero później – jeżeli nie zawiadomił sprzedawcy niezwłocznie po jej stwierdzeniu. Dla spełnienia tego obowiązku wystarczające jest wysłanie sprzedawcy zawiadomienia o wadzie (np. e-mailem, pismem, faxem). Natomiast samo roszczenie, z którym może wystąpić kupujący (konsument i przedsiębiorca) przedawni się z upływem roku, licząc od dnia stwierdzenia wady. Jeżeli kupującym jest konsument, bieg terminu przedawnienia nie może zakończyć się przed upływem 2 lat od wydania rzeczy kupującemu. Mówiąc obrazowo, w terminie roku od dnia stwierdzenia wady należy przedstawić swoje roszczenie sprzedawcy, inaczej pozbawimy siebie ochrony prawnej.


Zasada nr 3 – Sprecyzuj swoje żądanie

Kupującemu przysługują cztery żądania w stosunku do sprzedawcy. Co do zasady, żądanie kupującego nie jest wiążące, ponieważ sprzedawca może w przepisanych sytuacjach reklamację rozpatrzyć inaczej. Żądania można podzielić na dwie grupy – związane z ceną oraz samym przedmiotem zakupu.

Jeżeli chodzi o pierwszą grupę, to kupujący może złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny albo odstąpieniu od umowy. Jednakże sprzedawca może uchylić się od spełnienia tego żądania, jeżeli niezwłocznie i bez nadmiernych niedogodności dla kupującego wymieni rzecz wadliwą na wolną od wad albo wadę usunie. Ograniczenie to nie ma zastosowania, jeżeli rzecz była już wymieniona lub naprawiana przez sprzedawcę albo sprzedawca nie uczynił zadość obowiązkowi wymiany rzeczy na wolną od wad lub usunięcia wady. Jeżeli kupującym jest konsument, to może on zamiast zaproponowanego przez sprzedawcę usunięcia wady żądać wymiany rzeczy na wolną od wad albo zamiast wymiany rzeczy żądać usunięcia wady, chyba że doprowadzenie rzeczy do zgodności z umową w sposób wybrany przez kupującego jest niemożliwe albo wymagałoby nadmiernych kosztów w porównaniu ze sposobem proponowanym przez sprzedawcę. Jest jeszcze jedno ograniczenie - w sytuacji, gdy wada nie jest istotna, kupujący nie może odstąpić od umowy.

Kupujący może również żądać wymiany rzeczy na wolną od wad albo usunięcia wady. W tej sytuacji, sprzedawca jest obowiązany uczynić zadość żądaniu w rozsądnym czasie bez nadmiernych niedogodności dla kupującego. Jednakże, sprzedawca może odmówić spełnienia żądania kupującego, jeżeli doprowadzenie do zgodności z umową rzeczy wadliwej w sposób wybrany przez kupującego jest niemożliwe albo w porównaniu z drugim możliwym sposobem doprowadzenia do zgodności z umową wymagałoby nadmiernych kosztów. Jeżeli kupującym jest przedsiębiorca, sprzedawca może odmówić wymiany rzeczy na wolną od wad lub usunięcia wady także wtedy, gdy koszty zadośćuczynienia temu obowiązkowi przewyższają cenę rzeczy sprzedanej. 


Zasada nr 4 – Dokładnie przedstaw swoje żądania sprzedawcy

Jeżeli reklamacja składana jest u sprzedawcy, który korzysta z formularza lub spisuje nasze żądanie, należy sporządzony dokument przeczytać i sprawdzić przed podpisaniem, gdyż podpisanie reklamacji oznacza potwierdzenie jej treści. Warto również poprosić o kopię tego dokumentu. Składając reklamację należy dopilnować, żeby sprzedawca zaznaczył, iż podstawą reklamacji jest rękojmia za wady. Dokonując reklamacji poprzez sformułowanie własnego pisma, np. „zgłoszenia reklamacyjnego” należy jednoznacznie wskazać, które z uprawnień wybieramy i oczekiwania co do spełnienia żądania, opisać okoliczności stwierdzenia wady, szczegółowo opisać wadę oraz datę jej stwierdzenia.  

Sprzedawca nie ma ściśle określonego terminu na rozpoznanie reklamacji, gdyż Kodeks cywilny takiego nie przewiduje. W przypadku uznania żądania obniżenia lub zwrotu ceny, powinien spełnić żądanie bez zbędnej zwłoki, gdyż nie wykonuje tutaj żadnych czynności faktycznych takich jak naprawa lub dostarczenie rzeczy wolnej od wad. Natomiast w przypadku dokonania naprawy lub wymiany rzeczy na wolną od wad, powinien uczynić to w rozsądnym czasie bez nadmiernych niedogodności dla kupującego, co oznacza działanie sprawne, bez niepotrzebnego przedłużania. Jeżeli znamy rodzaj ujawnionej wady i ewentualne czynności konieczne do jej usunięcia, możemy wyznaczyć sprzedawcy termin na dokonanie reklamacji. Pamiętajmy, żeby termin ten był realny i obiektywny. W przeciwnym razie, może nie mieć żadnego znaczenia. 


Zasada nr 5 – Monitoruj rozpoznanie reklamacji

Z otrzymywanych od czytelników bloga wiadomości wynika, że to właśnie na tym etapie powstaje najwięcej problemów. Niestety brakuje przepisów dyscyplinujących sprzedawców w tym zakresie, a sprzedawcy dość długo rozpatrują reklamację albo, co gorsze unikają kontaktu z kupującym. Rzetelny sprzedawca powinien poinformować kupującego o przebiegu reklamacji i przewidywanym terminie jej zakończenia. Niestety, większość sprzedawców tego nie robi, stąd kupujący sami muszą ubiegać się o udzielenie takich informacji. Jeżeli sprzedawca unika odpowiedzi na telefony lub e-maile, warto wystosować pismo z wezwaniem do udzielenia wyjaśnień, przedstawienia wykonanych dotychczas czynności i terminu zakończenia procesu reklamacyjnego. Takie pismo powinno uzmysłowić sprzedawcę, że kupującego należy traktować poważnie i profesjonalnie.

Jeżeli potrzebujesz pomocy - skontaktuj się ze mną i opisz swój problem. Kontakt do mnie.